Une réunion de la commission télétravail s’est déroulée le 6 juillet. L’occasion de faire le point sur le déploiement prochain du télétravail dans le groupe.
Les chantiers
Le déploiement s’articulera autour de plusieurs chantiers :
- Cadre juridique
- Communication/Formation
- Mobilisation (accompagnement des managers et animation réseau de référents)
- Outil de suivi du télétravail
- Matériel et support
Un déploiement par vagues
Le déploiement du télétravail est complexe, sans doute plus que prévu.
Tout d’abord, le sondage effectué auprès du personnel révèle que sur 67% de répondants, 79% souhaitent télétravailler dès que possible. La projection permet donc de définir environ 5500 salariés au niveau d’AG2R et de La Mondiale qui voudraient, potentiellement, entrer dans le dispositif.
Soyons clair : la direction ne s’attendait pas à un tel engouement.
La direction informatique ne peut fournir, actuellement, que 300 ordinateurs portables par mois. Car, outre l’achat du matériel, il est nécessaire de paramétrer les machines. La DSI pourra augmenter cette capacité de 240 PC supplémentaires par mois en industrialisant la préparation des postes et ses processus, mais le flux restera limité par ces contraintes de mise à disposition.
De plus, une étude sur les outils informatiques compatibles avec le télétravail est en cours. L’objectif est que tous les outils soient utilisables en télétravail.
Il est également nécessaire que les directions testent la capacité des collaborateurs à travailler à distance : test des cas d’usages métier en situation réelle de travail au domicile et test de la performance des applications à distance. Pour cela, seront organisés des tests techniques pour pouvoir confirmer les premiers périmètres de déploiement envisagés. L’objectif est que chaque direction détermine à l’issue de ces tests quelles fonctions ont la capacité de télétravailler, sur quels types de tâches et quel équipement est à prévoir pour chacun de ces métiers.
Enfin, des tests de montée en charge doivent être menées pour vérifier que les « tuyaux » pourront supporter les communications avec ce nombre important de télétravailleurs.
La direction a donc décidé de mettre en place le télétravail par « vagues de métiers », de novembre 2018 à mi-2019 au mieux. Le premier périmètre de déploiement sera défini dans le courant du mois de juillet.
Un équipement standard pour le télétravail
Afin de simplifier le déploiement, un équipement standard a été défini. Par défaut, le matériel de base pour chaque télétravailleur sera le suivant :
- PC Portable 15 pouces (qui vient remplacer l’unité centrale fixe au bureau)
- Station d’accueil et écran sur le poste de travail au bureau
- Softphone (intégré dans le PC)
- Casque connectable directement au PC
- Souris
- Connectique
- Sacoche ou sac à dos de transport
- Si les tests réalisés par les Directions Métiers en font ressortir la nécessité, les matériels complémentaires suivants peuvent également être mis à disposition :
- Grand écran 22 pouces avec station d’accueil du PC portable avec clavier au domicile (pour les métiers de gestion notamment ayant besoin de travailler avec un affichage double écran)
- Smartphone
- Filtre de confidentialité (personnes amenées à travailler en dehors de leur domicile : par exemple dans le train…)
Il ne sera pas distribué d’imprimantes.
Une déclaration de son temps de travail sur l’écran
Pour pouvoir suivre les temps de travail des collaborateurs en télétravail, la direction a déterminé qu’il est nécessaire de prévoir le badgeage à l’écran. Un projet en ce sens va d’ailleurs être présenté au CE le 19 juillet.
En effet, le processus actuel de déclaration des temps ne pourrait pas être utilisé par les télétravailleurs car il serait trop lourd à gérer pour les collaborateurs et les managers (il s’agit du même processus que celui de correction des erreurs de pointage).
Le processus de déploiement
Les managers et leur Direction seront responsables du respect des processus et de son éventuelle adaptation aux réalités locales.
Ainsi, les managers N+1 seront responsables de la mise en œuvre de l’accord dans leurs équipes.
Afin de les aider, les formulaires de demande (dans l’outil Neocase) reprendront les informations nécessaires à la prise de décision par le manager d’accepter ou de refuser le télétravail au regard des règles de l’accord : rappel des critères d’éligibilité et de refus notamment en termes d’ancienneté dans le groupe, d’emploi, du type de contrats, du taux d’activité, d’ancienneté dans le télétravail, …
Il sera mis en place des contrôles automatiques bloquant par rapport à ces règles dans l’outil.
Afin de garantir la mise en œuvre du processus de déploiement, la DRH mettra en place des contrôles a priori pour vérifier que :
- – chaque collaborateur demandeur du télétravail a suivi le module distanciel avant de faire sa demande
- – chaque manager a suivi la formation présentielle avant d’accepter qu’un de ses collaborateurs ne télétravaille.
Des référents
Des « référents » télétravail seront sollicités. Leur rôle sera :
- Promouvoir le télétravail dans leur Direction
- Organiser le déploiement du télétravail dans leur direction
- Organiser les tests de matériel au sein de leur direction et valider (en lien avec les managers de leur Direction) le type de matériel qui devra être mis à disposition par la DSI pour leur Direction
- Accompagner les managers lors de la présentation du télétravail à leurs équipes
- Aider les managers à animer les réunions avec leurs équipes pour organiser le travail suite à la mise en œuvre du télétravail
- Apporter un premier niveau de réponse aux questions des managers et collaborateurs de leur direction sur le télétravail et remonter les questions plus complexes à la DRH
- Centraliser et remonter toutes les difficultés techniques rencontrées par les collaborateurs et les managers
