Flex Office : Quand AG2R LA MONDIALE joue aux apprentis sorciers sans balance de précision

Parce que mesurer l’efficacité d’une potion magique, c’est aussi important que de la concocter, la CFDT demande une évaluation précise des conditions de travail en Flex Office ainsi qu’une mesure sociale, économique, organisationnelle et environnementale de cette organisation.

Pour la direction, en Flex, tout va bien dans le meilleur des mondes possibles. Mais comment a-t-elle évaluée la situation ? Question importante pour établir un diagnostic objectif et pour améliorer le projet. Et question d’autant plus importante que les critiques sur le déploiement commencent à apparaitre et qu’elles doivent être prises en compte.

Un calendrier tenu…

Depuis le 31 décembre 2023, le siège de Malesherbes est le premier site où le déploiement du Flex office est terminé. Pour les sites de Paradis et Levallois, le déploiement est également conclu depuis juin 2024.
Malgré certains décalages au démarrage du projet, le planning initial a été rattrapé et le calendrier est toujours fixé sur une conclusion au 31 décembre 2024 pour tous les sites concernés sur lesquels le déploiement se poursuit : Marseille ; Grenoble ; Bordeaux ; Brune ; Bezannes et en 2025 pour Nantes.

Quand on vous dit que tout va bien dans le meilleur des mondes possibles !

Selon la direction, ces premiers emménagements se sont déroulés sans perturber l’activité des services. De plus, le questionnaire de satisfaction envoyé à chaque équipe après l’adoption du Flex Office révèle une note moyenne supérieure à 4 sur 5.

Ce retour d’expérience a été réalisé via un questionnaire adressé à l’ensemble des salariés concernés (près de 1500 personnes), à J+15 puis J+45.
Ce questionnaire portait sur trois dimensions : la satisfaction quant à l’organisation en mode Flex, la satisfaction concernant les espaces et postes de travail utilisés, et la satisfaction vis-à-vis des équipements mis à disposition.
Le retour, présenté à la CSSCT, s’est avéré globalement positif, avec des niveaux de satisfaction supérieurs à 4 sur 5 et en hausse entre J+15 et J+45. Ce bilan a également mis en lumière des axes d’amélioration, donnant lieu à des actions correctives dans les domaines du « bien vivre et travailler ensemble », du mobilier et de la communication.

Malgré tout l’intérêt présenté par ce questionnaire, la CFDT a pointé plusieurs limites.

Première limite : des taux de retours limités. A J+ 15 le taux de retour global, est de 33 % À J+ 45 le taux de retour global n’est que de 23%.

Seconde critique : les questions posées concernaient principalement les installations et équipements. Or, il aurait été intéressant d’adresser également les dimensions du bien être au travail, de l’efficacité perçue, de la qualité du travail réalisé

Troisième critique : le questionnaire a été adressé peu de temps après la mise en place du flex (45 jours sur le 2 ème envoi), ce qui ne permet pas de mesurer le ressenti des salariés ayant adopté ce fonctionnement « en rythme de croisière ».

Pour la CFDT, une nouvelle évaluation doit être réalisée, intégrant de surcroît les actions correctives déployées depuis les premiers questionnaires.

Enfin, au-delà de la mesure du ressenti des salarié , la CFDT juge indispensable de compléter le diagnostic par d’autres sources d’information, comme les données quantitatives, notamment sur le taux d’occupation des espaces, et les jours d’occupation. Autres sources à utiliser : les remontées qualitatives sur les modes d’organisation adoptés par les équipes (en tenant compte des activités de ces équipes).

La CFDT juge aussi que l’on devrait enrichir l’analyse par des observations de travail par un ergonome (évaluation du bruit, de l’installation ..).

Enfin, pour la CFDT, il est indispensable de réaliser une évaluation globale de la mise en place du Flex office.

Ce type d’évaluation globale devrait intégrer les dimensions suivantes :

• Performance sociale de l’organisation adoptée (bien-être des salariés),
• Performance économique (rapport coûts / économies),
• Performance organisationnelle (efficacité, qualité du travail, transversalité et fluidité…),
• Performance environnementale.

Lors de la construction du projet Flex Office, la direction avait voulu passer en force, ce qui avait conduit à un avis défavorable du CSE. La CFDT ne veut pas que l’évaluation du déploiement soit tronquée.

Ce dossier avait été l’exemple type d’une occasion manquée. La décision de la direction de passer les locaux AG2R LA MONDIALE en Flex office aurait dû être l’occasion de réfléchir collectivement à l’organisation du travail, dans une optique plus large de Qualité de Vie au Travail. Mais la direction avait décidé d’aller au plus simple : transformer les locaux pour réduire les surfaces afin d’alléger les coûts immobiliers, sans tenir compte des salariés qui travaillent quotidiennement dans ces bureaux.

Il est encore temps d’améliorer le projet sous l’angle des conditions de travail. Mais encore faut-il pouvoir poser un diagnostic objectif des déploiements effectués et pour cela, procéder à des évaluations complètes et multifactorielles.