Flex Office : décollage prévu en septembre…et l’atterrissage ?

En juillet, la direction a présenté au CSE son projet de déploiement du Flex office dans le groupe. En synthèse : tous les sites ne seront pas concernés, la mise en œuvre s’étalera sur 2023 et 2024, la principale concertation sera organisée au niveau local, et toutes les inquiétudes ne sont pas levées…

Pourquoi le Flex office ?

A l’origine, le Flex office a été conçue pour répondre au besoin de flexibilité d’usagers bien particuliers : les startupeurs et les indépendants. De grosses sociétés se le sont ensuite approprié comme une mesure d’économie, sans toujours prendre en compte les besoins spécifiques des salariés – un commercial itinérant n’ayant pas les mêmes qu’un gestionnaire, par exemple.

Cet enjeu économique est au centre de la démarche d’AG2R LA MONDIALE. D’ailleurs, les sites qui passeront en Flex office ne seront que les sites où des surfaces de bureaux pourront être abandonnés et donc, généreront des économies en coûts immobiliers.

Reste donc à voir si ces contingences économiques ne prendront pas le pas sur les exigences de qualité des conditions de travail.

Les dangers d’un projet mal maitrisé.

D’après une étude de l’Essec publiée en avril dernier, 63% des salariés aimeraient dans l’idéal avoir un bureau fermé, individuel ou collectif.
Pourquoi ? Parce que travailler dans le bruit, sur une table impersonnelle, transporter son matériel de la maison au bureau… pourrait être à terme des sources de tension quotidienne dans un projet mal maitrisé.

Autre cause de cette réticence vis-à-vis du Flex office : le refus d’être interchangeable.

Des études régulières, menées notamment par OpinionWay, le montrent : une majorité des salariés français se sentent déconsidérés, attendent de leur entreprise qu’elle reconnaisse les efforts qu’ils ont fournis ces derniers mois et leur offre des conditions de travail plus sereines.

C’est particulièrement vrai chez AG2R LA MONDIALE où seuls 29% des salariés estiment être reconnus pour le travail effectué et où 57% jugent que les conditions de travail se sont dégradées ces derniers mois (enquête CFDT de décembre 2021 auprès 20% des collaborateurs AG2R)

Le Flex office accentue encore le sentiment que tout le monde est interchangeable. Mettre fin aux places attitrées remet en cause, symboliquement, la place que chacun occupe dans l’équipe. Et oblige les salariés à redoubler d’efforts pour ne pas devenir invisibles aux yeux de leur chef, maintenir les liens entre collègues, rester à l’affût des projets intéressants, valoriser leurs succès…

Le projet de la direction vise à éviter ces écueils. Reste à juger si les réponses sont à la hauteur des enjeux.

Les enjeux du Flex office pour la direction.

La direction a présenté les enjeux qu’elle voit dans le projet :

Un enjeu de performance
1. Proposer des espaces reconfigurables et adaptables, vecteurs d’innovation et d’autonomie pour les collaborateurs
1. Améliorer la performance de l’organisation, de l’activité et des sites
Un enjeu d’économie
1. Rationaliser les espaces et optimiser le coût de l’immobilier, participant à la trajectoire budgétaire
Un enjeu culturel et managérial
1. Soutenir la transformation, faire émerger de nouveaux modes de fonctionnement
Un enjeu humain et social
1. Adapter les environnements de travail aux nouveaux usages et modes de travail en lien avec les salariés
1. Valoriser l’expérience collaborateurs sur site et entre les sites
Un enjeu écologique
1. Diminuer notre impact environnemental

Les premiers principes déterminés par la direction.

La direction prévoit quatre familles d’usages et d’espaces :

Les espaces de travail individuels
Les espaces de collaboration
Les espaces de collaboration informelle
Les espaces de services.

Le fonctionnement du Flex office serait de passer d’un environnement de postes individuels dédiés par collaborateur avec des salles de réunions communes à un environnement où tous les espaces seront partagés y compris les postes de travail individuels.

Comment effectuer la transition vers le Flex ?

La direction compte procéder en trois étapes.

La première étape : définir les bases communes

Il s’agira de définir les règles générales et les marqueurs communs du Flex office applicables à tous les sites concernés.
L’objectif est de définir une charte d’aménagement et de préciser les règles nationales de vie et d’usage.

Cette étude sera effectuée par des groupes de travail nationaux composés de managers, de relais transverses métiers, d’équipes projets et de représentants du personnel.

Les ateliers seraient les suivants :

Nous pouvons noter que la volonté de la direction est d’avancer dans une démarche participative. Cependant, la représentation du personnel n’a pas été définie précisément, et l’on peut craindre que la proportion d’élus du personnel soit réduite significativement.

Le problème est d’autant plus prégnant que le mode de décision sur la fixation des principes généraux du Flex office et sur la charte d’aménagement n’a pas non plus été défini. Force est de conclure que la direction aura vraisemblablement le dernier mot, puisqu’elle a refusé que le CSE rende un avis sur le sujet.

La CFDT fidèle à sa volonté de dialogue avec la direction participera à ces ateliers. Mais il sera hors de question pour la CFDT de cautionner pour autant des conclusions de ces groupes de travail avec lesquelles elle serait en désaccord.

La CFDT a quand même obtenu que les conclusions des groupes de travail soient présentées et débattues lors d’un CSE fin 2022.

Seconde étape : la déclinaison sur les sites choisis pour passer en Flex.

Il s’agirait là :

De mettre en œuvre les aménagements sur les sites.
De déployer en régions les principes nationaux définies à la première étape
De prendre en compte les spécificités liées aux différents sites et aux métiers.

La direction entend là aussi travailler en mode collaboratif en s’appuyant sur des ateliers composés des managers locaux, de relais transverses métiers, d’équipes projets et de représentants du personnel de proximité.

Mais là encore la composition exacte des groupes de travail, les modalités de réunions et les modalités de prises de décision n’ont pas été définies.

La CFDT a obtenu cependant que les représentants de proximité soient consultés sur les projets et puissent, donc, rendre un avis. Elle a obtenu également que la Commission Sécurité Santé et Conditions de Travail du CSE puisse être associée à la démarche afin d’apporter un appui aux représentants de proximité locaux et de garantir la cohérence du processus entre les différentes régions.

Autre point positif : la direction a accepté qu’un expert indépendant choisi par le CSE puisse étudier le processus, rendre un rapport et éclairer ainsi les représentants du personnel, tant nationaux que régionaux. C’est le cabinet SYNDEX, déjà mandaté pour effectuer une étude sur le Flex office à La Mondiale qui a été choisi.

Qui sera concerné par le Flex office ?

Il est important de souligner que le Flex ne sera pas déployé sur tous les sites du groupe.

Le critère qui déclenche la prise de décision de la direction est : peut-on faire des économies sur les locaux ?
Ainsi des sites importants comme Mons ne passeront pas en Flex car aucune cession de locaux n’est possible.

Les sites choisis sont donc les suivants :

Le projet initial est donc plutôt un projet de nouveau schéma immobilier qui utilise le Flex office comme moyen.

C’est l’Ile de France qui sera la plus impactée par les mouvements de personnel.
Voici le scénario actuel de répartition des équipes en Ile de France :

Quand ?

Les travaux préparatoires commenceront dès septembre pour aboutir à la rédaction d’une charte en novembre.

Le déploiement du Flex office sur les sites choisis s’étalera ensuite en 4 phases, de début 2023 à fin 2024.

Premiers constats de la CFDT

Comme nous l’écrivions déjà en juillet 2021, la CFDT était opposée à la seule justification du Flex office par l’économie de surface. Pour nous, il était impératif de plutôt mener une analyse fine des besoins des salariés par services et par activités afin de pouvoir répondre à la question suivante : « Pourquoi un salarié vient-il au bureau ? ». Cette étude aurait pu associer managers, direction des ressources humaines, juristes, services généraux, représentants du personnel… et salariés concernés.

C’est pourquoi la CFDT voulait que l’intégration du Flex office dans le fonctionnement du groupe AG2R LA MONDIALE ne s’envisage qu’après une réflexion sur l’organisation du travail. Et cette intégration pouvait se négocier, dans le cadre de la Qualité de Vie au Travail, actuellement en discussion dans le groupe.

Ce n’est pas la voie choisie par la direction qui n’a pas voulu négocier un accord sur le Flex office, préférant se retrancher derrière son pouvoir décisionnaire. Le déploiement du Flex office ne pourra donc pas s’appuyer sur des garanties contractuelles qui auraient pu éviter bien des dérives.

En revanche, la direction n’est pas restée totalement sourde aux arguments de la CFDT en acceptant une démarche collaborative dans des groupes de travail sur les principes généraux et en acceptant que les représentants du personnel locaux rendent un avis sur les projets de déploiement sur sites. Elle a aussi accepté qu’un expert indépendant choisi par le CSE puisse étudier le projet et accompagner les représentants du personnel dans leur analyse.

En conclusion, on peut noter que le projet de la direction répond avant tout à des contingences économiques. Le but est de faire des économies sur les dépenses immobilières du groupe.

Cet argument peut être entendable quand l’on connait les difficultés financières actuelles de notre groupe. Il est aussi compréhensible quand l’on constate que les locaux sont actuellement peu occupés du fait du télétravail. Peut-on se rassurer en anticipant que les économies faites sur les locaux seront celles qui ne seront pas faites sur les frais de personnel ?

Cependant, le Flex office est un projet qui aura des conséquences importantes sur la qualité de vie au travail des salariés. Un projet mal maitrisé provoquera une telle dégradation de ces dernières que la motivation des salariés en sera profondément affectée. Quand l’on constate que seuls 19% des salariés ont encore confiance dans le groupe AG2R LA MONDIALE (enquête CFDT de décembre 2021 auprès de 20% des collaborateurs AG2R), on mesure que l’enjeu est de taille. Car répétons-le sans cesse : le nouveau Directeur général et son équipe dirigeante, tous géniaux qu’ils sont, ne peuvent pas faire fonctionner le groupe sans ses 10 000 collaborateurs. La force d’AG2R LA MONDIALE a toujours été son collectif de travail. Il est des vérités qui sont bonnes à rappeler. L’inquiétude de la CFDT est que cette vérité n’en soit plus une dans l’esprit de nos dirigeants.
Le dossier du Flex office infirmera ou confirmera ce constat.